Comment trouver le meilleur scanner de documents

Vous êtes une entreprise ou une administration publique et envisagez l’acquisition d’un scanner de documents ?
Voici une liste de questions essentielles pour élaborer un cahier des charges, un profil d’exigences ou des documents d’appel d’offres pertinents.

• Volume de documents / charge de travail
  • Volume total vs. volume journalier lors de la numérisation
    Souhaitez-vous numériser un volume important de documents dans le cadre d’un projet ponctuel, comme la dématérialisation d’archives ?
    Quel est alors le volume total estimé (en nombre de feuilles ou de pages) ?
    Ou bien envisagez-vous une numérisation régulière, quotidienne ou hebdomadaire, comme pour le traitement du courrier entrant ?
    Dans ce cas, quel est le volume moyen à traiter chaque jour ?
  • Répartition régulière vs. pics de charge lors de la numérisation
    Prévoyez-vous un volume de numérisation quotidien relativement constant, ou anticipez-vous des pics ponctuels d’activité, par exemple en fin de mois, en période saisonnière ou lors d’actions spécifiques ?
  • Projets de numérisation critiques en termes de temps / limite de temps (par ex. courrier entrant)
    Vos opérations de numérisation sont-elles soumises à des contraintes de temps strictes ? Les documents doivent-ils être disponibles dans un délai précis pour garantir leur traitement (par exemple : factures à valider, remises à percevoir, etc.) ? Avez-vous prévu une solution de secours pour assurer la continuité en cas de panne d’équipement ?
• Débit du scanner de documents
  • Débit journalier vs. débit horaire vs. débit par minute vs. pics de charge
    Quel niveau de performance attendez-vous de votre scanner de documents ? Votre volume quotidien doit-il être traité en quelques minutes, en quelques heures, ou réparti sur plusieurs équipes ? Avez-vous besoin d’un scanner rapide (« sprinter »), endurant (« coureur de fond ») ou combinant les deux ? Le débit d’un scanner se mesure au nombre de documents traités dans un temps donné (par minute, heure ou jour). Théoriquement, il dépend de la vitesse de numérisation et du temps de fonctionnement. En pratique, un bon débit n’est atteint que si le scanner assure un traitement fiable, sans interruptions ni incidents.
• Temps de fonctionnement quotidien 
  • Numérisation à l’heure
    Combien d’heures par jour prévoyez-vous d’utiliser votre scanner de documents ?
  • Fonctionnement de la numérisation 24h/24 et 7j/7
    Avez-vous besoin d’un scanner de documents ou de production capable de fonctionner en continu, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans interruption significative ? Ce besoin est notamment crucial pour les projets de numérisation à grande échelle, où les délais sont déterminants.
  • Numérisation en équipe
    Envisagez-vous une utilisation du scanner en mode collaboratif ou en équipes successives ? Si oui, combien d’équipes et sur quelle amplitude horaire prévoyez-vous son utilisation quotidienne ?
• Documents à numériser
  • Format des documents
    Quels sont les formats habituels des documents à numériser (largeur, longueur) ? Certains scanners peuvent traiter de manière fiable une large gamme de formats, de la carte de visite jusqu’au A3+, tandis que d’autres sont optimisés pour des tailles spécifiques.
  • Matériau / grammage / qualité du papier
    Quel est le type de papier que vous numérisez généralement (grammage, épaisseur, rigidité) ? Certains scanners sont capables de traiter une grande variété de supports, du papier très fin (environ 30 g/m²) au carton rigide (jusqu’à 800 g/m²). Les papiers légers exigent une alimentation fiable et un transport délicat, tandis que les papiers épais nécessitent un chemin de passage droit et une capacité adaptée à leur volume.
  • État / qualité des documents
    Quel est l’état général des documents à numériser ? Sont-ils pliés, froissés, déchirés ou réparés (par exemple avec du ruban adhésif) ? Présentent-ils des traces de salissure ou de poussière ? Sont-ils fragiles en raison de leur ancienneté ou de leur état de conservation ? Certains documents sont-ils collés entre eux ou imbriqués par des cornes, plis ou déchirures ?
  • Biens culturels et documents historiques
    Souhaitez-vous numériser des biens culturels ou des documents à forte valeur patrimoniale (comme des archives historiques) ? La qualité de l’image numérisée doit-elle répondre à des exigences spécifiques, telles qu’une restitution fidèle des couleurs ? Le processus de numérisation requiert-il des précautions particulières, telles qu’une vitesse réduite, un transport respectueux des documents ou un passage du papier en ligne droite ?
  • Homogénéité / hétérogénéité des documents
    Envisagez-vous de numériser, lors d’un même cycle, des documents très variés (formats, matériaux, grammages, états de conservation, etc.) ? Anticipez-vous des lots hétérogènes nécessitant une grande adaptabilité du scanner ? Ou au contraire, prévoyez-vous des ensembles de documents majoritairement homogènes, aux caractéristiques similaires ?
  • Taille de la pile / hauteur de la pile
    Quel nombre de documents souhaitez-vous charger dans l’alimentation papier à chaque cycle de numérisation ? Quelle est généralement la hauteur ou l’épaisseur des piles à traiter ?
  • Confidentialité des documents / classification
    Quel est le niveau de confidentialité des documents à numériser ? Sont-ils soumis à une classification particulière ? Des exigences spécifiques, telles que la conformité à la norme TR-Resiscan, doivent-elles être respectées ? Est-il nécessaire que la numérisation s’effectue sans enregistrement du contenu sur le scanner lui-même ?
  • Types de documents
    Quels types de documents envisagez-vous de numériser ? Par exemple : dossiers de construction grand format, dossiers de ressources humaines, dossiers médicaux, bons de livraison, etc.
  • Corps étrangers dans les documents à scanner
    Les documents à numériser contiennent-ils des éléments externes, tels que des agrafes, trombones, notes autocollantes (post-its), ou autres objets similaires ?
• Cible de numérisation / Application
  • Classement de fichiers / Numérisation
    Souhaitez-vous uniquement numériser vos documents papier afin de les rendre accessibles en format numérique et les organiser de manière dématérialisée ?
  • Numérisation de remplacement / TR Resiscan
    Envisagez-vous une numérisation dite de remplacement, permettant la destruction des originaux papier, tout en garantissant la conformité à des normes légales ou réglementaires telles que la directive technique 03138 du BSI (TR RESISCAN), la norme AFNOR NF Z42-026 ou encore les standards européens applicables ? Vos documents sont-ils soumis à une obligation légale, réglementaire ou contractuelle de conservation, d’authenticité ou de traçabilité après numérisation ?
  • Archiver les documents / système d’archivage
    Envisagez-vous d’archiver vos documents numérisés ? Les fichiers doivent-ils être automatiquement transférés vers un système d’archivage ? Si tel est le cas, ils devront être enrichis de métadonnées adéquates dès la phase de numérisation, et le poste de numérisation devra disposer d’une interface compatible avec votre solution d’archivage.
  • Exploiter les documents (OCR/OMR)
    Vos documents numérisés doivent-ils être convertis en fichiers PDF interrogeables à l’aide de technologies OCR (reconnaissance optique de caractères) ou OMR (reconnaissance de marques) ? Quel niveau de précision ou taux de reconnaissance attendez-vous de ce traitement ?
  • Traitement du courrier entrant
    Prévoyez-vous de numériser votre courrier entrant à l’aide d’un scanner de documents ? Les fichiers doivent-ils comporter un cachet postal numérique ? Votre organisation impose-t-elle des délais spécifiques pour la numérisation et la distribution interne du courrier reçu ?
  • Numérisation de biens culturels
    Envisagez-vous de numériser des biens culturels sur support papier, tels que des archives régionales ou nationales ? Ces documents sont-ils particulièrement fragiles, cassants ou sensibles à la poussière ? Leur numérisation doit-elle répondre à des normes patrimoniales précises telles que FADGI, ISO 19264-1, Metamorfoze, NF Z42-026 (AFNOR) ou d’autres directives européennes en matière de qualité d’image et de conservation numérique ?
• Qualité d’image / Qualité de numérisation
  • Résolution des scans
    Quelle résolution est nécessaire pour la numérisation de vos documents ? Une résolution standard de 300 dpi permet généralement une lecture fiable, notamment pour les textes en petits caractères (ex. : taille 7) par les moteurs OCR. En revanche, pour les biens culturels ou les documents patrimoniaux, une résolution minimale de 400 dpi est souvent requise afin de garantir une qualité d’image conforme aux normes de conservation.
  • Raw Image (format de données brutes)
    Avez-vous besoin d’une image brute de vos documents papier, c’est-à-dire d’un fichier en couleur non compressé ? Ce type de format est notamment requis dans des contextes spécifiques comme les diagnostics en laboratoire ou les traitements nécessitant une qualité d’image maximale.
  • Respect des couleurs des scans
    Vos numérisations doivent-elles respecter des exigences précises en matière de fidélité des couleurs, telles que les normes FADGI, ISO 19264-1 ou l’application d’un profil colorimétrique spécifique (profil ICC) ?
  • Directives de numérisation (NF Z42-026, FADGI, ISO 19264-1, Metamorfoze, etc.)
    Votre processus de numérisation ainsi que les résultats (images, scans) doivent-ils respecter des normes ou directives spécifiques telles que FADGI, ISO 19264-1, Metamorfoze, ou la norme française AFNOR NF Z42-026 ?
  • Flux double / flux multiple / flux mixte
    Avez-vous besoin d’un scanner de documents capable de gérer le Dual Stream, le Multi Stream ou le Mixed Stream ?
    Ces fonctionnalités sont essentielles si vous souhaitez générer plusieurs versions d’une même image lors d’un seul passage au scanner : par exemple une version couleur et une version noir et blanc (Dual Stream), ou encore une version couleur, une en niveaux de gris et une en noir et blanc (Multi Stream).
    Le Mixed Stream, quant à lui, permet de créer des types d’images différents pour le recto et le verso d’un même document en une seule opération. Ces options s’avèrent particulièrement utiles pour optimiser vos flux de traitement en fonction des applications ou usages spécifiques auxquels les fichiers sont destinés.
  • Multi-résolution
    Les scanners de documents dotés de la fonction multi-résolution permettent, en un seul passage, de produire plusieurs versions d’une même image avec des résolutions (dpi) différentes, et donc des tailles de fichiers variées.
    Par exemple, il est possible de générer simultanément une image noir et blanc en haute résolution, idéale pour une reconnaissance de caractères (OCR) précise, ainsi qu’une version couleur en 150 dpi, plus légère, adaptée à l’archivage tout en optimisant l’espace de stockage.
  • Technique de numérisation (CIS vs CCD)
    Souhaitez-vous un scanner équipé d’un capteur d’image CIS ou CCD ?
    Les capteurs CIS (Contact Image Sensor) sont plus abordables à l’achat, mais n’offrent pas de profondeur de champ. À l’inverse, les capteurs CCD (Charge-Coupled Device) permettent une capture plus précise, notamment pour les documents présentant des irrégularités telles que des plis en Z, des marques de pliage ou des froissements légers, grâce à leur capacité à restituer fidèlement le relief du support.
  • Traitement de l’image / traitement de l’image en interne vs. sur le PC
    Lors de la numérisation, seules les données brutes d’image sont générées dans un premier temps.
    Le traitement de ces images intervient ensuite. Si le scanner est équipé d’une carte de traitement d’image interne (IPB), celui-ci est effectué directement dans l’appareil. En revanche, si le scanner n’en dispose pas, le traitement est transféré au poste informatique connecté, ce qui peut solliciter fortement les ressources du PC et ralentir l’ensemble du processus de numérisation.
  • Fonctions de traitement d’image
    

    Quelles options ou fonctionnalités de traitement d’image sont nécessaires pour garantir que les fichiers générés soient parfaitement adaptés à leur usage ou aux étapes de traitement suivantes ?
    Ces besoins dépendent souvent des caractéristiques des documents papier originaux. Parmi les fonctions utiles, on peut citer : la correction gamma, l’alignement automatique (deskew), le rognage des bords (cropping), ou encore la binarisation dynamique pour obtenir des images noir et blanc de qualité optimale

• Tri des documents

  • Fonction de tri / bac de sortie supplémentaire
    Souhaitez-vous automatiser le tri des documents et justificatifs selon certains critères (ou retirer les intercalaires) ?
    Que ce soit durant la numérisation ou dans le cadre d’un projet de tri distinct, cela nécessitera un scanner de documents équipé d’un ou plusieurs bacs de tri supplémentaires, ou d’un module de tri dédié (« trieur »).

  • Critères de tri / décision de tri
    Quels sont les critères ou déclencheurs (« événements ») sur lesquels le tri des documents doit se baser ?
    Parmi les possibilités : détection de code patch en pleine page, lecture de code-barres 1D ou 2D (QR Code, DataMatrix), format ou longueur du document, détection de doubles pages, indexation par compteur, correspondance avec une base de données (ex. fichier CSV), ou encore vérification de l’intégrité du document.

  • Influence sur la vitesse de numérisation
    La fonction de tri risque-t-elle d’impacter la vitesse de numérisation et le débit global ?
    Ou bien les opérations de tri doivent-elles impérativement s’effectuer sans ralentir la cadence maximale du scanner ?

  • Réutilisation du papier de séparation
    Envisagez-vous de trier les documents tout en réutilisant les feuilles de séparation ?

• Empreintes / Impression pendant la numérisation

  • Imprimante / Imprinter nécessaire
    Souhaitez-vous imprimer des informations directement sur les documents au cours de leur numérisation, telles que la date de traitement ou d’autres métadonnées ? Si oui, un scanner équipé d’une imprimante intégrée (« imprinter ») sera nécessaire.

  • Impression d’une seule ligne / de plusieurs lignes
    De combien de lignes ou quelle hauteur d’impression avez-vous besoin pour apposer les informations sur les documents numérisés ? Souhaitez-vous imprimer une seule ligne ou plusieurs lignes de métadonnées ? Quelle taille de police est requise ? Avez-vous également besoin d’imprimer des codes-barres ?

  • Résolution d’impression HD / SD
    Quelle résolution d’impression est requise pour vos documents ? Souhaitez-vous une qualité standard (SD) ou haute définition (HD) – par exemple 300 dpi, 600 dpi ou 1 200 dpi ?

  • Impression avant la numérisation / après la numérisation
    L’impression doit-elle être effectuée par le scanner avant la numérisation des documents, ou bien après, en fonction des caractéristiques spécifiques détectées lors du processus de numérisation ?

  • Recto / verso / recto-verso
    Souhaitez-vous que l’impression s’effectue uniquement sur le recto, uniquement sur le verso, ou sur les deux faces du document (recto-verso) ?

  • Cachet numérique / cachet électronique de l’entreprise
    Les documents doivent-ils recevoir un cachet numérique ou un tampon électronique d’entreprise automatiquement lors de leur passage dans le scanner ?

• Guide papier du scanner de documents
  • Type de transport papier
    Vos documents ou justificatifs requièrent-ils un mode de transport papier particulièrement délicat, tel qu’un convoyage par bande respectueux du papier, notamment pour des documents sensibles, anciens ou patrimoniaux ?
• Processus de suivi après le scan

  • Critères pour l’OCR/OMR
    Quels processus de traitement doivent être appliqués aux images après leur numérisation, comme par exemple l’OCR ou l’OCM ? Si oui, il est nécessaire de prévoir des images d’une résolution d’au moins 300 dpi.

  • Critères pour ERP / SAP
    Quelles informations d’image et quelles métadonnées doivent être intégrées aux fichiers numérisés pour permettre leur traitement optimal dans vos systèmes en aval (par exemple ERP ou SAP) ?